sobota, 24 października, 2020

Jak fachowo przeprowadzić utylizację dokumentów?

Prowadząc mniejszą czy większą działalność po pewnym czasie mamy do czynienia z dużą ilością nikomu niepotrzebnej dokumentacji, która zalega w firmowych segregatorach, na półkach lub w magazynach. W jaki sposób się jej pozbyć? Czy możemy legalnie oddać ją do skupu makulatury?

Choć dużo firm z biegiem czasu przestawia się na tak zwany elektroniczny obieg dokumentów to ich papierowej wersji w praktyce nie da się uniknąć ich wytwarzania. Związane jest to z faktem, że w niektórych przypadkach stosowanie tradycyjnej formy jest po prostu wygodniejsze, a w innych związane z tym, że nie wszyscy klienci mają dostęp do Internetu lub z różnych przyczyn nie mogą posługiwać się chociażby pocztą elektroniczną (np. z racji wieku). Rozwiązaniem na legalne pozbycie się dokumentów jest współpraca ze skupem surowców wtórnych vel. firmą zajmującą się profesjonalnym niszczeniem dokumentów. Więcej informacji o utylizacji dokumentów na stronie https://medienpartner.pl/.

Niszczenie dokumentów zgodnie z prawem

Dokumenty firmowe są naprawdę różne i mogą zawierać najróżniejsze dane. Są to różnego rodzaju umowy, regulaminy, reklamacje, bazy danych, faktury lub zamówienia. Z reguły zawierają one dane, które określane są mianem wrażliwych i na mocy prawa podlegają określonym przepisom, np. RODO. Zgodnie z przepisami takich dokumentów nie można po prostu wyrzucić, ani niszczyć w taki sposób, który umożliwia odczytanie imienia, nazwiska, adresu, telefonów czy numerów kont. Szczególne znaczenie ma to chociażby w branży medycznej, prawnej, finansowej. Utrata danych, wyciek danych i ich dostanie się w niepowołane ręce mogłoby narazić ludzi na przykre konsekwencje, a firmę na bardzo poważne problemy prawne. Dlatego utylizacją dokumentów zajmują się wyspecjalizowane firmy.

Zobacz także: https://informator.com.pl/dlaczego-warto-rozsadnie-gospodarowac-surowcami-wtornymi/

Niszczenie dokumentów od A do Z

Współpraca z firmą od niszczenia dokumentów firmowych powinna być podejmowana wyłącznie na podstawie przestawionej umowy, po wcześniejszym zapoznaniu się z opiniami oraz warunkami technicznymi, jakie posiada wykonawca. Zdecydowanie warto sprawdzać:

– bezpieczeństwo i jakość wykonania pojemników, do których wrzucane są dokumenty,
– klasę bezpieczeństwa sprzętu niszczącego,
– dokładność niszczenia dokumentów,
– zabezpieczenie miejsca, gdzie niszczy się dokumenty,
– rodzaj pojazdów, którymi są transportowane dokumenty,
– doświadczenie pracowników,
– możliwość nagrywania procesu niszczenia,
– możliwość wcześniejszego zgrania dokumentów na nośniki,
– wystawienie faktury VAT oraz świadectwa zniszczenia dokumentów.

ZOBACZ WIĘCEJ

Czy warto korzystać z porad stylisty?

Każdy z nas ma swój własny, niepowtarzalny styl, jednak nie zawsze jesteśmy w stanie go samodzielnie odkryć. Próbujemy ubierać się tak jak jest nam...

Projekty domów jednorodzinnych – doskonała propozycja dla rodzin i nie tylko!

Mieszkania w bloku mają swoje zalety. Są tańsze, łatwiej je wyremontować czy wynająć. Jednak skromny metraż, otoczenie szarych blokowisk i niekiedy nieciekawe sąsiedztwo, sprawiają...

3 najważniejsze zalety łóżka kontynentalnego

W ciągu ostatnich lat coraz większą popularnością wśród osób z różnych grup wiekowych zaczęły cieszyć się łóżka kontynentalne. Niebanalny wygląd, dobra jakość wykonania, ciekawy...