czwartek, 21 stycznia, 2021

Jak fachowo przeprowadzić utylizację dokumentów?

Prowadząc mniejszą czy większą działalność po pewnym czasie mamy do czynienia z dużą ilością nikomu niepotrzebnej dokumentacji, która zalega w firmowych segregatorach, na półkach lub w magazynach. W jaki sposób się jej pozbyć? Czy możemy legalnie oddać ją do skupu makulatury?

Choć dużo firm z biegiem czasu przestawia się na tak zwany elektroniczny obieg dokumentów to ich papierowej wersji w praktyce nie da się uniknąć ich wytwarzania. Związane jest to z faktem, że w niektórych przypadkach stosowanie tradycyjnej formy jest po prostu wygodniejsze, a w innych związane z tym, że nie wszyscy klienci mają dostęp do Internetu lub z różnych przyczyn nie mogą posługiwać się chociażby pocztą elektroniczną (np. z racji wieku). Rozwiązaniem na legalne pozbycie się dokumentów jest współpraca ze skupem surowców wtórnych vel. firmą zajmującą się profesjonalnym niszczeniem dokumentów. Więcej informacji o utylizacji dokumentów na stronie https://medienpartner.pl/.

Niszczenie dokumentów zgodnie z prawem

Dokumenty firmowe są naprawdę różne i mogą zawierać najróżniejsze dane. Są to różnego rodzaju umowy, regulaminy, reklamacje, bazy danych, faktury lub zamówienia. Z reguły zawierają one dane, które określane są mianem wrażliwych i na mocy prawa podlegają określonym przepisom, np. RODO. Zgodnie z przepisami takich dokumentów nie można po prostu wyrzucić, ani niszczyć w taki sposób, który umożliwia odczytanie imienia, nazwiska, adresu, telefonów czy numerów kont. Szczególne znaczenie ma to chociażby w branży medycznej, prawnej, finansowej. Utrata danych, wyciek danych i ich dostanie się w niepowołane ręce mogłoby narazić ludzi na przykre konsekwencje, a firmę na bardzo poważne problemy prawne. Dlatego utylizacją dokumentów zajmują się wyspecjalizowane firmy.

Zobacz także: https://informator.com.pl/dlaczego-warto-rozsadnie-gospodarowac-surowcami-wtornymi/

Niszczenie dokumentów od A do Z

Współpraca z firmą od niszczenia dokumentów firmowych powinna być podejmowana wyłącznie na podstawie przestawionej umowy, po wcześniejszym zapoznaniu się z opiniami oraz warunkami technicznymi, jakie posiada wykonawca. Zdecydowanie warto sprawdzać:

– bezpieczeństwo i jakość wykonania pojemników, do których wrzucane są dokumenty,
– klasę bezpieczeństwa sprzętu niszczącego,
– dokładność niszczenia dokumentów,
– zabezpieczenie miejsca, gdzie niszczy się dokumenty,
– rodzaj pojazdów, którymi są transportowane dokumenty,
– doświadczenie pracowników,
– możliwość nagrywania procesu niszczenia,
– możliwość wcześniejszego zgrania dokumentów na nośniki,
– wystawienie faktury VAT oraz świadectwa zniszczenia dokumentów.

ZOBACZ WIĘCEJ

Wysyłaj paczki bez etykiety z aplikacją InPost Mobile!

Nadawanie przesyłek bez etykiety jest już możliwe w aplikacji InPost Mobile – tak, to koniec z drukowaniem i zbędnymi kolejkami. Wprowadzenie nadań do aplikacji...

Najpopularniejsze żywe przynęty wędkarskie

Każdy, nawet mniej doświadczony wędkarz doskonale wie, jak ważny jest dobór odpowiedniego rodzaju przynęt dla skuteczności połowu. Żywe przynęty od wielu lat są powszechnie...

Automatyka przemysłowa, czyli sposób na optymalizację procesów

Branża przemysłowa na przestrzeni ostatnich kilkudziesięciu lat zmieniła się nie do poznania – coraz wyższa wydajność i efektywność procesów przemysłowych to jedyny sposób na...