Prowadząc mniejszą czy większą działalność po pewnym czasie mamy do czynienia z dużą ilością nikomu niepotrzebnej dokumentacji, która zalega w firmowych segregatorach, na półkach lub w magazynach. W jaki sposób się jej pozbyć? Czy możemy legalnie oddać ją do skupu makulatury?
Choć dużo firm z biegiem czasu przestawia się na tak zwany elektroniczny obieg dokumentów to ich papierowej wersji w praktyce nie da się uniknąć ich wytwarzania. Związane jest to z faktem, że w niektórych przypadkach stosowanie tradycyjnej formy jest po prostu wygodniejsze, a w innych związane z tym, że nie wszyscy klienci mają dostęp do Internetu lub z różnych przyczyn nie mogą posługiwać się chociażby pocztą elektroniczną (np. z racji wieku). Rozwiązaniem na legalne pozbycie się dokumentów jest współpraca ze skupem surowców wtórnych vel. firmą zajmującą się profesjonalnym niszczeniem dokumentów.
Niszczenie dokumentów zgodnie z prawem
Dokumenty firmowe są naprawdę różne i mogą zawierać najróżniejsze dane. Są to różnego rodzaju umowy, regulaminy, reklamacje, bazy danych, faktury lub zamówienia. Z reguły zawierają one dane, które określane są mianem wrażliwych i na mocy prawa podlegają określonym przepisom, np. RODO. Zgodnie z przepisami takich dokumentów nie można po prostu wyrzucić, ani niszczyć w taki sposób, który umożliwia odczytanie imienia, nazwiska, adresu, telefonów czy numerów kont. Szczególne znaczenie ma to chociażby w branży medycznej, prawnej, finansowej. Utrata danych, wyciek danych i ich dostanie się w niepowołane ręce mogłoby narazić ludzi na przykre konsekwencje, a firmę na bardzo poważne problemy prawne. Dlatego utylizacją dokumentów zajmują się wyspecjalizowane firmy.
Zobacz także: https://informator.com.pl/dlaczego-warto-rozsadnie-gospodarowac-surowcami-wtornymi/
Niszczenie dokumentów od A do Z
Współpraca z firmą od niszczenia dokumentów firmowych powinna być podejmowana wyłącznie na podstawie przestawionej umowy, po wcześniejszym zapoznaniu się z opiniami oraz warunkami technicznymi, jakie posiada wykonawca. Zdecydowanie warto sprawdzać:
– bezpieczeństwo i jakość wykonania pojemników, do których wrzucane są dokumenty,
– klasę bezpieczeństwa sprzętu niszczącego,
– dokładność niszczenia dokumentów,
– zabezpieczenie miejsca, gdzie niszczy się dokumenty,
– rodzaj pojazdów, którymi są transportowane dokumenty,
– doświadczenie pracowników,
– możliwość nagrywania procesu niszczenia,
– możliwość wcześniejszego zgrania dokumentów na nośniki,
– wystawienie faktury VAT oraz świadectwa zniszczenia dokumentów.